簡単に仕事の生産性を上げる方法【自分自身・組織別で解説】

個人の生産性

残業規制や早期退社の流れで仕事の生産性を求められる時代です。

働く時間を減らして、元々の仕事量をこなすのは、無意識で行ったら絶対に不可能です。

今回は、そんな「仕事の生産性を上げる方法」を解説します。

個人的な実績ですが、以前会社員として働いていた時の管理職に昇進したときに生産性の向上を行って平均残業時間「2.5時間/日」から平均残業時間「0.1時間/日(ほぼ0)」ほどに減らすことに成功しました。

【ポイント】
・仕事の生産性を上げるには「個人と組織」を分けて考える。

生産性とは?

当たり前の事かと思いますが、生産性について解説します。

生産性とは、「経済学」の用語で、「生産活動の寄与度」「付加価値を生み出す際の効率度」を指します。

例えば、稲作を考えてみましょう。

昔のように、「手作業で田植えから収穫まで行う」生産活動Aと「機械を用いて田植えから収穫まで行う」生産活動Bでは、生産活動Bの方が生産性が高いということになります。

また、アメリカの農業機械(コンバイン)などは、日本と比べてサイズが大きいです。これは、土地も広いため小回りを必要とせず、大きい機械を用いることができて生産性が高くなります。

まとめると、同じ結果を生み出す際の工程・時間が少なければ少ないほど生産性が高いということになります。

自分自身の仕事の生産性を上げるためには

個人の生産性

自分自身の仕事の生産性を上げるためには、どのようなことに注目したら良いのでしょうか?

自分自身の仕事の生産性を上げるためには以下のことを重要視すると良いです。

【自分自身の仕事の生産性を上げるポイント】
・無駄なことは考えない
・「頭を使う作業」→「頭を使わない作業」→「次の日のタスクを作成する」
・余暇時間を「仕事に関係する情報収拾」「勉強時間」「趣味時間」で分けて行う
・集中する
・寝る

無駄なことは考えない

まず最初に無駄なことは考えないようにするということです。

仕事に関係すること以外は、出来るだけ思考停止させるようにすると生産性が上がります。

例えば、朝食で何を食べるか?などは、栄養の摂取という目的を達成できれば良いので、シンプルにルーティン化しましょう。

詳しくは「生産性のないもので迷うという行為は愚かなことだ」で解説してあります。

仕事の生産性に関わらないことは、ルーティン化して考えなくても良いようにしましょう。
・朝食
・通勤ルート
・着る服
など

人間が1日に頭を使うことができる量は大体決まっていますし、朝一は頭がよりよく働く時間帯です。

心当たりがあると思いますが、学校の授業で、午前中の授業と、午後の授業どちらが集中できたかというと、絶対的に午前中の授業のはずです。

人間は、朝起きた後は、集中力を発揮して、生産性の良い仕事ができますが、昼食を食べた後の午後の時間は、ちょっと思考がホワホワして生産性が落ちてしまいます。

なので、無駄なことに脳のリソースを割かずに、出来るだけ1日の仕事スケジュールはルーティン化しましょう。

脳のリソースは一定
・午前中の方が集中でき生産性が高い
・午後はほとんどの人の集中力が低下する
・無駄なことに脳のリソースを割かない

「頭を使う作業」→「頭を使わない作業」→「次の日のタスクを作成する」

続いては、一日の流れです。

先ほどの午前午後の脳の生産性にも関わってくる内容になります。

あなたは、1日の仕事をどのような順番で行っていますか?

多くの人が「メール確認」などの「頭を使わない簡単な作業」を最初にやってしまいますがそれは間違いです。

午前中の脳の働きの方が生産性が高いので、「頭を使う作業」を最初に行うことが正解です。

【正しい作業順】
・脳の働きが活発な午前中→頭を使う作業
・脳の働きが低下する午後→頭を使わない作業(メール確認やクライアントとの連絡、掃除など)
【間違った作業順】
・脳の働きが活発な午前中→頭を使わない作業
・脳の働きが低下する午後→頭を使う作業
どちらが生産性が高いかは一目瞭然ですね。
そして、頭を使わない作業が一通り終わって、1日のタスクが終了したら、「次の日のタスクを作成」しましょう。
前日に次の日のタスクを作成しておくことのメリットは、「脳の働きが活発な午前中にわざわざ今日何をするか?を考えなくても良くなる」という点です。
こちらも、前日に考えておくことによって、無駄なことに脳のリソースを割かなくて良くなるので、生産性が上がります。
業務の最後は、次の日のタスクを作成して、次の日の負担を減らしましょう。

余暇時間を「仕事に関係する情報収拾」「勉強時間」「趣味時間」で分けて行う

業務時間以外のいわゆる「余暇時間」の使い方も非常に重要になります。

余暇時間は、全て趣味の時間に使っている人は非常に多いと思います。

その証拠に「日本人の社会人の平均勉強時間は約6分」という統計が出ています。

確かに、仕事以外の時間を自分の自由に使いたい気持ちもわかりますが、「自分がリラックスする時間」だけでなくて、「自分の為になる時間」を作るようにしましょう。

自分自身のレベルアップに時間を使っている人とそうでない人では、単純に年収に差が出ます。
余暇時間の趣味以外の時間は「情報収拾」と「勉強時間」に当てるようにしましょう。
情報収拾→現在の仕事に関わる情報収拾や勉強
勉強時間→今後のキャリアを踏まえた勉強や副業に関する勉強など、現在の仕事とは直接関わらない勉強
以前、「知行合一」を仕事で使っている人は二流以下!知識と行動における大切な事とは?で解説しましたが、現代社会では、たくさんの知識を持っていると、それがいつか役に立つことが多い世の中です。
今の仕事ばかりに執着するのではなく、ジャンルの違う分野も積極的に学ぶようにしましょう。
特に、世間でトレンドになっているような事柄は、必ず情報収拾するようにしましょう。

集中する

めちゃくちゃシンプルなものになりますが、自分自身の仕事の生産性を上げるには、「集中」しましょう。

「集中」というものがどのような行為かと言うと、「他を排除する」ということです。

例えば、「Macで作業している場合は、全画面にして、他のアプリケーションDockが表示されないようにする」や「PCのプッシュ通知、スマホのプッシュ通知を切る」「同時に複数のタスクを行わない」などが挙げられます。

目の前のタスクに「集中」できるように、余計な他の事柄は排除しましょう。
また、集中するためのテクニックもあって、集中力が続かない?誰でも簡単に集中する方法「ポモドーロテクニック」で解説していますのでご覧ください。

寝る

また、シンプルな内容ですが、ちゃんと寝ましょう。

睡眠に関しては、個人差があるので、基準はありません。

しかし、作業中に眠くなるようでは、睡眠不足です。

ちゃんと寝ましょう。

私は、毎日6時間の睡眠+昼寝1時間を行っています。
以上が、自分自身(個人)の仕事の生産性を上げる方法です。
もちろんここで紹介したのは一部ですが個人的に大事にしていることを解説しました。

組織の仕事の生産性を上げるためには

ここからは、中間管理職、管理職向けの内容です。

組織を束ねる人は、論理的に生産性を高めていく必要があります。

「時間内に終わらせるように」「生産性を上げなさい」と指示しても優秀な部下でないとそれだけの指示では叶いません。

組織的に生産性を上げるには、仕組みの改善が必要になります。

具体的には以下のポイントがあります。

【組織の仕事の生産性を上げるポイント】
・無駄を省く
・部下のモチベーション管理を辞める
・ルーティンは誰がやっても「同一の品質・同一の作業時間」になるように手順を設定する
・受動的な報連相を辞める
・5Sの徹底をする

無駄を省く

まずは、無駄を省きましょう。

生産性を上げるということは、最初に解説したように「生産手順・時間」を減らすことがシンプルに生産性の向上に繋がります。

無駄を無くして「生産手順・時間」を減らす
これ実際に能無し管理職が集まると陥ってしまう現象なのですが、会議などの際に「生産性を上げるために何をするか?」を話し合う管理職が実際よくいます。
シンプルなお話ですが、生産性を上げるために何をするか?を話し合ってタスクを追加したら、どのようになるでしょうか?
答えはシンプル。やることが増えて、同じ結果を生み出すまでの工程が増えます。すなはち「生産性が下がる」ということになります。
生産性を上げるために何かタスクを増やすことは、実際には生産性を下げている
生産性を上げるために行うべきことは、まず「無駄を省く」ことです。
現状の組織体制と作業を洗い出して、無駄なもの、生産性の低いものを削減しましょう。
まずは、無駄を削減する
無駄の削減を完璧に終わらせたら、生産性を上げるものを追加しても問題ありません。
しかし、その際にも追加したものは、「必ず何かの代わりになるもの」です。
例えば、経理ロボットを導入したら、エクセルでの経理処理などの必要がなくなるはずです。
しかし、保険なのか新しいものへの順応が弱いのかわかりませんが、必要なくなった作業を続けてしまう組織が存在します。
何か生産性を上げる際に追加した際には、必要なくなった作業を削減しましょう。
生産性向上のためにタスクを1つ増やしたら、必ず2つ以上のタスクを削減する

部下のモチベーション管理を辞める

これは僕自身の特殊な考え方かも知れませんが、部下のモチベーション管理をしないようにしましょう。

モチベーションは自発的なものであり、感性もモチベーションの源も人によって異なります。

なので、私は、モチベーション管理を辞めて「テンション」の管理を行いました。

モチベーション:自発的なもの(要因は自己)
テンション:環境的なもの(要因は外部)
部下のテンションの管理は簡単に行うことができて、生産性も非常に上げやすいものになります。
笑顔で接する、空調に気を遣う、大声で笑うなど、外的要因でテンションは簡単に上げることができます。
部下のテンションが上がるような環境づくり(下げないような環境づくり)を行うことによって組織全体の生産性が上がります。
モチベーションは自発的なものなので、他者がモチベーションを上げようとしても難しいが、テンションは、外的要因なので他者が簡単にテンションを上げることができる。
モチベーションとテンションに関してはモチベーションだけを上げている会社は「うつ病」を生み出すの記事で解説してありますのでぜひご覧ください。

ルーティンは誰がやっても「同一の品質・同一の作業時間」になるように手順を設定する

ルーティンは誰がやっても「同一の品質・同一の作業時間」になるように手順を設定しましょう。

複数の社員が同じ結果となる作業をしているものの手順が人によって違うことによって、「異なる品質」「異なる作業時間」になってしまうことがありませんか?

これは、手順を統一化して、「同一の品質・同一の作業時間」になるように修正しましょう。

そのために行わなければならないことは以下の通りです。

【手順の統一化に必要なこと】
①異なる手順で実践されている仕事の洗い出し
②「最高の品質に繋がる作業」と「最速の作業時間に繋がる作業」のポイントの抽出
③作業の目的に応じた求める品質を設定して、作業手順を決定する
③の「作業の目的に応じた求める品質を設定して、作業手順を決定する」に関して詳しく解説します。
例えば、「社内用の連絡事項のプリントアウト」と「お客様にお渡しする連絡事項のプリントアウト」では、求める品質レベルが異なります。
社内用であれば、最高級の品質にしても、通常程度の品質にしても効果は変わりません。
逆に、「お客様にお渡しするもの」については、品質の粗があってはいけません。
このように、作業が生み出す結果の目的に応じた品質に合わせた作業手順を決定することで、生産性を上げる必要があります。

受動的な報連相を辞める

これも能無し管理職ができていないものになります。

受動的な報連相を辞めましょう。

優秀な部下に育てるには、確かに自ら報連相を行うように教育する必要があります。

しかし、組織で仕事を行うと、少なからずポンコツ社員がいることもあるでしょう。

部下に求めすぎると、仕事が止まる
なので、報連相は、上司から確認するようにしましょう。
特に、優秀な部下でも、優秀であるが故に仕事がたくさん振られてしまって、タスクオーバーになってしまう可能性があります。
確かに優秀な部下は、そのタスクを時間ギリギリにこなすことができるかも知れませんが、必ず、報連相に粗が生じてしまい、上司が求める結果と異なる結果が生まれてしまう可能性もあります。
部下が働きやすい環境を作るために、部下の進捗を確認し、報連相を受けるタイミングを設けましょう。
進捗の確認が生産性の向上に繋がる
もし、進捗を確認して、組織全体の一部に遅れが生じていたら、人員を再配置するなどの采配によって組織全体の生産性を修正・向上させることが可能です。

5Sの徹底をする

5Sに関しては、整理・整頓・清掃・清潔・躾「5S」が重要な5つの理由にまとめてあります。

まとめ

今回の話は以上となります。

文字数5000文字オーバーの超大作を最後までご覧いただきありがとうございます。

生産性を上げることは、人が豊かになることに繋がります。

自分自身を豊かにするために、組織に所属する人たちを豊かにするために生産性をあげましょう。